Politique de gouvernance des données — Mediafilm – Panoscope.ca

Buts et contexte de la politique

La politique de gouvernance (ci-après appelée « Politique ») de Panoscope.ca (ci-après appelé « PANOSCOPE ») a comme principal but de faciliter les échanges de données, à l’interne et à l’externe, entre les parties prenantes de PANOSCOPE afin d’en assurer la qualité, la disponibilité et l’intégrité, le tout dans le respect de la vie privée des utilisateurs de PANOSCOPE. Elle explicite les procédés de Mediafilm concernant la gouvernance des données.

Les données de PANOSCOPE, qu’elles soient gérées ou hébergées sur les ressources informatiques de Mediafilm, stockées sur des appareils personnels, gérées par un tiers ou un partenaire commercial, ou confiées à un prestataire de services, constituent des actifs importants qui doivent être régis, protégés et sauvegardés de manière appropriée.

Une utilisation inappropriée des données de PANOSCOPE peut porter préjudice à Mediafilm, à son personnel, à ses utilisateurs ainsi qu’à ses partenaires. Il expose également Mediafilm et ses partenaires à des risques pénaux, financiers et de réputation. Les différentes parties prenantes de PANOSCOPE ont donc la responsabilité d'utiliser, de conserver et de protéger les données de manière appropriée.

Dans le cadre de PANOSCOPE, les différentes parties prenantes de PANOSCOPE sont plus précisément amenées à :
• Collecter des données descriptives sur les films, séances et lieux de diffusion au Canada (par le biais de ouvoir.ca) ;
• Administrer un dépôt de bandes-annonces en formats MP4 et DCP ;
• Collecter des informations sur les actions des utilisateurs sur différentes plateformes numériques, telles que Google Analytics, en plus de PANOSCOPE ;
• Valoriser et transmettre de façon sécuritaire les informations collectées entre les différentes parties prenantes ;
• Valoriser et transmettre des informations personnalisées aux utilisateurs de PANOSCOPE.

Définitions

Dans la présente Politique, les termes suivants sont définis tels que :
• DCP : Format de fichier dit « Digital Cinema Package » qui comprend un ensemble de fichiers informatiques normés permettant de projeter du contenu audiovisuel sur grand écran.
• Gestion des données : Actions concrètes impliquant la manipulation et l’hébergement des données, conformément aux indications précisées par la gouvernance des données.
• Gouvernance de données :
L’ensemble de pratiques et de règles, processus, rôles, normes et métriques mis en place pour assurer la bonne utilisation des données. Elle inclut les rôles et les responsabilités, la formalisation des politiques, processus et procédures et le détail des objectifs, valeurs et moyens permettant une prise de décision stratégique et éclairée entre autres sur la collecte, la valorisation, le partage et l’archivage des données.
• Interopérabilité :
Principe impliquant la capacité d’une plateforme à fonctionner ou à collaborer avec d’autres plateformes indépendantes, notamment sans restriction d’accès ou de mise en œuvre et en facilitant le transfert des données avec un minimum de pertes au niveau du contenu et des fonctionnalités disponibles.
• Produits de données :
Analyses, tableaux de bord et autres résultats de la valorisation des données confiées à PANOSCOPE.
• Renseignements personnels :
L’ensemble des renseignements personnels des clients et spectateurs de chacun des organismes impliqués dans PANOSCOPE, tels que définis dans les lois applicables en matière de protection des renseignements personnels, pouvant inclure, sans s’y limiter, leur prénom, nom, adresse, code postal, ville, province, pays, téléphone(s), courriel, langue, tranche d’âge, genre ou salutation, générés, collectés ou transmis à PANOSCOPE.
• Utilisateurs de PANOSCOPE :
L’ensemble des personnes et des organismes qui utilisent le site web ou autre plateforme de PANOSCOPE.

Principes

Cette politique est guidée par les principes et les valeurs issus de la mission de PANOSCOPE, soit de fournir aux membres de l’industrie du cinéma et des médias du Canada une plateforme d’intelligence d’affaire sur la diffusion des longs métrages sur le territoire national.

La politique est aussi guidée par les principes de gouvernance de données suivants, basés sur le respect des lois en vigueur et des principes FAIR1 :

• L’utilisation éthique des renseignements personnels et le respect de la vie privée.
La protection des données, qui est la responsabilité de toutes les parties prenantes de PANOSCOPE, débute avec la collecte des données et se poursuit dans l’utilisation et la valorisation de celles-ci. PANOSCOPE utilise également une approche fondée sur la gestion des risques et suit les meilleures pratiques en matière de gestion et de sécurité des données. • L’interopérabilité des données et l’interconnexion entre les différentes bases de données sur les films.
L’approche collaborative est centrale dans PANOSCOPE et pour la rendre efficace, cette approche demande que toutes les parties prenantes de PANOSCOPE emploient des stratégies et méthodes efficaces en termes de collecte (saisie) et partage des données sur les films. Ces méthodes reposent sur une importante transparence entre les différentes parties prenantes de PANOSCOPE ainsi que sur l’utilisation de normes reconnues. • Valorisation des données
PANOSCOPE doit s’assurer d’avoir la latitude nécessaire pour valoriser les données, soit d’avoir la permission de réutiliser, re-publier, modifier, agrémenter et classer les données descriptives et d’usage sans restriction. • Transparence
PANOSCOPE et toutes ses parties prenantes sont engagés à documenter leurs pratiques de gouvernance et de gestion des données. Les utilisateurs de PANOSCOPE sont tenus au courant de toute modification aux politiques en vigueur.

Portée et limites

La présente politique s'applique à Mediafilm, son personnel ainsi que toutes les autres parties prenantes de PANOSCOPE qui créent, modifient ou utilisent les données de PANOSCOPE, incluant les utilisateurs qui créent un compte sur le site web de PANOSCOPE. Elle s'applique à toutes les données descriptives et d’usage de PANOSCOPE, quel que soit l'endroit où elles sont hébergées (au sein de Mediafilm ou chez un partenaire), l'endroit d'où on y accède, et que les données soient sous forme brute, dérivée, résumée ou agrégée. Elle ne s’applique cependant pas à la façon dont les partenaires de PANOSCOPE colligent, génèrent et utilisent des données pertinentes pour leurs propres activités. La politique a été élaborée dans le contexte de, et est conçue pour, compléter les politiques et règlements de Mediafilm/PANOSCOPE telles que la Politique de Confidentialité et de Protection de la Vie Privée et la Politique des Cookies, elles-mêmes alignées sur la Loi sur la protection des renseignements personnels et ses récentes modernisations (loi 25). Cette politique est également conçue dans le contexte des différentes ententes et contrats qui lient Mediafilm avec ses partenaires, ses commanditaires et ses bailleurs de fonds.

Rôles et responsabilités

Mediafilm
• Mediafilm est maître d’œuvre de PANOSCOPE ;
• Mediafilm est responsable de la gouvernance et de la gestion quotidienne des données de PANOSCOPE ;
• Mediafilm est responsable de former un comité de gouvernance des données au sein de son équipe. Le comité :
◦ Veille à la bonne gouvernance et à la bonne gestion des données ;
◦ Révise la présente politique périodiquement ;
◦ Traite les demandes de retrait des renseignements personnels ;
◦ Traite les manquements à l’éthique en s’appuyant sur les Procédures en cas de non-conformité, ci-bas ;
• Mediafilm s’assure de l’application par les utilisateurs des politiques, normes et protocoles en place ;
• Mediafilm s’assure d’appliquer des protocoles de sécurité en adéquation avec le degré de sensibilité des données conservées.

Utilisateur
• L’utilisateur participe à alimenter PANOSCOPE en y versant les données convenues avec Mediafilm ;
• L’utilisateur est responsable de la provenance, de la qualité, de la validité et de l’intégrité des données qu’il verse dans PANOSCOPE ;
• L’utilisateur s’assure qu’il a légalement le droit de déposer ses données dans PANOSCOPE ;
• L’utilisateur prend connaissance des politiques, protocoles et mécanismes de gestion des données en vigueur et s’y conforme.

Propriété des données, licences et droits d’auteurs

La présente politique n’attribue pas la propriété des données collectées à une partie prenante spécifique. Les données demeurent donc la propriété de leur producteur.

Les bandes-annonces, images et affiches versées dans PANOSCOPE appartiennent à leur producteur et les modalités de leur utilisation sont soumises à la licence Creative Commons CC BY 04.

Les produits de données élaborés par PANOSCOPE sont la propriété de Mediafilm si ceci respecte les licences et droits d’auteurs, en respect des lois et règlements fédéraux, provinciaux et municipaux en vigueur. La reproduction, la modification, la publication et la communication des produits de données élaborés par PANOSCOPE est interdite sauf si explicitement autorisé par Mediafilm/PANOSCOPE.

À moins d’indication contraire, les synopsis sont produits par Mediafilm et sont sa propriété exclusive.

Les bande-annonces, affiches et images, demeurent la propriété exclusive du distributeur.

Mise en application de la politique

Collecte de données

La base de données de Mediafilm, appelée MFI, agrège des données descriptives sur les longs métrages, dans le but de renseigner l’ensemble de ses sites (mediafilm.ca, ouvoir.ca, where2watch.ca, panoscope.ca, mediafilmvip.ca), ainsi que ceux de clients externes (Aime ton cinéma, la Coopérative nationale de l’information indépendantes, TVA Publications, etc.). MFI collige aussi le calendrier et les données de diffusion des longs métrages au Canada (en salles, sur les plateformes, à la télévision), lesquels renseignements sont conservés pour référence/analyse ultérieure.
Données sur les films
Les données entreposées et étiquetées dans MFI sont collectées manuellement par l’équipe de Mediafilm, à partir de sources compétentes et de bases de données faisant autorité dans le domaine du cinéma telles que:
• le distributeur
• le producteur
• le diffuseur (salles de cinéma, plateformes de streaming ou de vidéo à la demande)
• les institutions de financement qui soutiennent le film [dans le cas des films canadiens]
• Internet Movie DataBase (imdb.com)
• The Movie DataBase (tmdb.com)
• AlloCiné (allocine.fr)
• wikidata.org
Les bandes-annonces au format DCP sont téléversées dans la base de données de PANOSCOPE par le distributeur. Les données agrégées de diffusion en salle et à la télévision, ainsi que celles de certaines plateformes de streaming et de vidéo à la demande (iTunes, Illico, Netflix, etc.), sont moissonnées quotidiennement au moyen d’API par des agrégateurs réputés:
• TV Media (pour les coordonnées de diffusion des passages à la télévision)
• International Showtime (pour les coordonnées de diffusion des films en salle au Canada)
Données d’usage
PANOSCOPE recueille certaines données d’usage sur son site web au moyen de témoins de navigation (voir notre Politique des cookies). Les données d’usage des sites de Mediafilm sont également collectées, via Google Analytics, à des fins statistiques et dans le but de renseigner certains rapports d’intelligence d’affaire publiés sur PANOSCOPE. Les pratiques de confidentialité de PANOSCOPE sont régies par la Politique de confidentialité de Communications et Société.

Conservation et élimination

Toutes les données sont conservées sur les serveurs informatiques de Mediafilm.

Les données descriptives sur les films ou autres données considérées comme non-sensibles sont conservées selon les règles de conservation des documents en vigueur chez Mediafilm ou selon les dispositions particulières convenues avec les fournisseurs des données.

Conformément aux lois en vigueur, les renseignements personnels sont détruits une fois accomplies les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Accès et partage des données

L’accès aux données jugées sensibles comme les renseignements personnels est limité à l’analyste chargé de l’anonymisation ou de la pseudonymisation des données. Il revient au Comité de gouvernance des données de PANOSCOPE d’approuver l’accès et les modalités d’accès aux données par tout individu ou organisme tiers dans le respect de la présente Politique et des lois en vigueur. L’accès aux données ne pourra être accordé qu’au strict minimum nécessaire en termes de quantité et de richesse des données, et sera limité en nombre de personnes autorisées.

Les utilisateurs de PANOSCOPE auront toutefois accès aux produits de données élaborés avec leurs données d’activité cinématographique ainsi qu’à des produits de données réalisés à partir des données d’activité cinématographique mutualisées de l’ensemble des utilisateurs de PANOSCOPE.

Protection des renseignements personnels

PANOSCOPE s’engage à protéger les renseignements personnels en respectant les lois en vigueur, notamment en mettant en place les mécanismes suivants :
• Désignation d’une personne responsable de la protection des renseignements personnels ;
• Anonymisation et/ou pseudonymisation des données personnelles ;
• Destruction des renseignements personnels une fois accomplies les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.
• Consentement éclairé et dynamique : Les utilisateurs de PANOSCOPE sont mis au fait des différents usages des données ainsi que des mesures prises pour leur protection par la présente politique et sont avisés de tout changement à ladite politique ;
• Droit de retrait : Les utilisateurs de PANOSCOPE peuvent contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels (identifiée ci-bas) s’ils souhaitent soustraire les données les concernant des bases de données de PANOSCOPE ;

Conditions d’utilisation

Toute personne qui verse des données ou utilise PANOSCOPE consent aux dispositions énoncées dans la présente politique et s’engage à les respecter.

Procédures en cas de non-conformité

Dans les cas où le non-respect des dispositions énoncées dans la présente politique serait démontré, Mediafilm/PANOSCOPE se réserve le droit d’interdire à la personne contrevenante l’usage de la plateforme.

Révision de la politique de gouvernance

La présente politique est mise en place par Mediafilm qui est maître d’œuvre de PANOSCOPE. Elle pourra être révisée unilatéralement par Mediafilm, sans préavis. Mediafilm est responsable de la mise à jour de la Politique, mais les partenaires et les utilisateurs peuvent demander une révision de la politique s'ils jugent qu’elle ne convient plus. Le comité de gouvernance des données évaluera ensuite la demande et choisira s’il accède à la demande de révision de la Politique. Les utilisateurs seront avisés à chacune des mises à jour de la politique et peuvent choisir de retirer leur consentement.

Personne responsable de la protection des renseignements personnels

Martin Bilodeau Directeur général [email protected]